MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (MSDM) DAN KOMPENSASI

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA & KOMPENSASI

NUR AZIZAH ABRIDA BASUNI

1512000051

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

Adalah prosedur sistematik untuk pengumpul, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang di butuhkan oleh sebuah perusahaan agar mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan SDM baru.

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam organisasi, yang mencakup proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Sistem informasi ini juga memberikan kondisi riil organisasi secara akurat. SISDM ini sangat penting, mengingat pentingnya SDM, karena SDM adalah aset yang sangat berharga bagi organisasi.

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan seuruh informasi kepada seluruh manajer perusahaan tentang sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut. Sistem informasi sumber daya manusia adalah perpaduan dari ilmu sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.

Kegiatan utama mengaplikasikan teknologi ini kedalam kegiatan utama SDM yaitu :

1.        Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.        Pendidikan dan Pelatihan. SDM mengatur progam pendidikan & pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.

3.        Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai.

4.        Penghentian dan Administrasi Tunjangan. SDM mengurus program pensiun pegawai.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah wahana untuk pengumpulan, peringkasan, dan penganalisa data yang berhubungan dengan SDM. Adapun data yang yang di olah antara lain :

a.        Data SDM : Biografi, pekerjaan, cuti, keluarga, pendidikan, keahlian, bahasa, kursus, nilai diktat, minat, bakat.

b.        Mutasi : jabatan, pangkat, golongan, KGB.

c.         Masa pensiun

d.        Laporan terkait

Faktor- faktor yang mempengaruhi HIRS

1.        Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai baru ke dlm perusahaan dgn pasang iklan.

2.        Pendidikan dan Pelatihan. SDM mengatur progam pendidikan & pelatihan.

3.        Manajemen Data. SDM menyimpan database yg berhub dgn pegawai.

4.        Penghentian dan Administrasi Tunjangan. SDM mengurus program pensiun pegawai.

i.           

Model HIRS meliputi 3 subsistem input

1.        Sistem Informasi Akuntansi (SIA), data yg ditangani : elemen data personil dan elemen data akuntansi. Berkaitan dengan keuangan.

2.        Subsistem Penelitian SDM, mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh :

a.        Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang di perusahaan yang merupakan calon pada posisi tertentu.

b.        Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam satu area untuk mengetahui pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

c.         Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan karyawan.

3.        Subsistem Intelijen SDM, elemen lingkungan yg menyediakan data : pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global dan masyarakat keuangan, pesaing.

Database sumber daya manusia dari lingkungan

a.        Database Perusahaan Pencari Eksekutif : menemukan pelamar untuk posisi yang eksekutif

b.        Database Universitas : menyediakan CV mahasiswa yang lulus

c.         Database Agen tenaga Kerja

d.        Database Akses Umum

e.        Bank Pekerjaan Perusahaan

Isi database

1.        Data pegawai, merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

2.        Data non pegawai, mengindentifikasikan organisasi di lingkungan perusahaan, seperti agen tenaga kerja, akademi & universitas, serikat pekerja, pemerintah.

Lokasi database : ditempatkan di komputer central perusahaan dan komputer di bagian SDM. Namun, sekarang semua bisa mengakses dengan LAN.

Pemasukan data : non-manajer SDM, non-manajer bukan SDM, manajer SDM, non-manajer SDM

Sub sistem OUTPUT :

a.        Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa yang akan datang.

b.        Subsistem Perekrutan, aplikasi yang biasa di lakukan yaitu : aplikasi pelacak pelamar dan pencarian internal.

c.         Subsistem Manajemen Angkatan Kerja adalah sub sistem terbesar.

d.        Subsistem Kompensasi adalah sub sistem yang paling luas digunakan.

e.        Subsistem Benefit memungkinkan pegawai memilih tunjangan yang di gunakan.

f.          Subsistem Pelaporan Lingkungan di tujukan untuk orang di luar perusahaan.

KOMPENSASI

Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. Biasanya berbentuk uang kartal.

Kompensasi merupakan hal yang penting, yang merupakan dorongan atau motivasi utama seseorang karyawan untuk bekerja. Serta ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dengan karyawan, dalam hal tertentu, pemerintah memfasilitasi sebagai pembuat kebijakan/regulasi di bidang ketenagakerjaan.

Dalam menerapkan kompensasi terdapat dua kepentingan :

1.        Kepentingan karyawan bahwa kompensasi yang diterimanya atas jasa yang telah diberikan kepada perusahaan memungkinkan karyawan untuk mempertahankan harkat  dan martabatnya, mempertahankan taraf hidup yang wajar,mandiri dalam pemenuhan kebutuhan hidupnya.

2.        Kepentingan Organisasi penetapan kompensasi yang dikaitkan dengan prestasi kerja atau produktivitas ditujukan untuk kelangsungan aktivitas organisasi program perusahaan yang akan datang.

Kompensasi perlu dibedakan dengan gaji dan upah,karena konsep kompensasi tidak sama dengan konsep gaji atau upah. Gaji dan upah merupakan salah satu bentuk konkret atas pemberian kompensasi

Menurut Thomas H Stone dalam bukunya “ Undestanding Personal Management”, kompensasi adalah setiap bentuk pembayaran yang diberikan kepada karyawan sebagai pertukaran pekerjaaan yang mereka berikan kepada majikan.

Menurut Edwin B Plippo dalam bukunya “Principles of Personal Management”, kompensasi merupakan pemberian imbalan jasa yang layak dan adil kepada karyawan-karyawan karena mereka telah memberi sumbangan kepada pencapaian organisasi.

Kompensasi mempunyai arti yang luas, selain terdiri dari gaji dan upah, dapat pula berbentuk fasilitas perumahan, fasilitas kendaraan, pakaian seragam, tunjangan keluarga, tunjangan kesehatan, tunjangan pangan dan masih banyak lagi yang lainnya yang dapat dinilai dengan uang serta cenderung diterima oleh karyawan secara tetap.

Asas Kompensasi

Asas –asas yang penting untuk diterapkan dalam pemberian kompensasi :

a.        Asas Keadilan: adanya konsistensi imbalan bagi para karyawan yang melakukan tugas dengan bobot yang sama. Kompensasi yang baik harus seminimal mungkin mengurangi keluhan atau ketidakpuasan yang timbul dari karyawan. Asas keadilan akan menciptakan suasana kerja sama yang baik,motivasi kerja,disiplin, loyalitas,dan stabilitas karyawan yang lebih baik.

b.        Asas Kelayakan dan Kewajaran. Kompensasi yang diterima karyawan harus dapat memenuhi kebutuhan dirinya beserta keluarganya, pada tingkatan yang layak dan wajar.

Tolak ukur layak memang bersifat relatif, tetapi penetapan besaran minimal kompensasi yang akan diberikan oleh perusahaan harus mengacu kepada standar hidup daerah,dengan berpijak pada standar Upah Minimum Regional, baik di tingkat provinsi, maupun tingkat kota/kabupaten. Kompensasi yang wajar berarti besaran kompensasi harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti prestasi kerja, pendidikan, jenis pekerjaan, resiko pekerjaan, tanggung jawab, jabatan dll. Manajer SDM harus selalu memantau dan menyesuaikan kompensasi yang diterimaoleh karyawandengan perkembangan lingkungan eksternal yang berlaku.

Tujuan Kompensasi

Kompensasi harus mempunyai dampak positif, baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan, tujuan kompesasi antara lain :

1.        Ikatan Kerja Sama

2.        Kepuasan Kerja

3.        Pengadaan Efektif

4.        Motivasi

5.        Menjamin Keadilan

6.        Disiplin

7.        Pengaruh Serikat Kerja

8.        Pengaruh Pemerintah

           

SISTEM KOMPENSASI

Kompensasi terdiri atas kompensasi secara langsung yaitu upah dan gaji, sedangkan kompensasi pelengkap merupakan komponen penunjang kompensasi secara langsung seperti insentif, jasa-jasa atas karyawan, jaminan sosial,serta asuransi.dsb. Sistem kompensasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen kompensasi dari mulai penentuan besaran kompensasi dan cara pemberiannya.

TUJUAN KOMPENSASI

Pada dasarnya tujuan sistem kompensasi adalah :

a.        Menghargai Prestasi Kerja : Pemberian Kompensasi yang memadai merupakan suatu bentuk penghargaan perusahaan terhadap prestasi kerja karyawannya.

b.        Menjamin Keadilan : Sistem kompensasi yang baik akanmenjamin terwujudnya keadilanbagi dan diantara karyawan dalam perusahaan. Masing-masing karyawan akan memperoleh imbalanyang sesuai dengantugas, fungsi,jabatandan prestasi kerja.

c.         Mempertahankan Karyawan : Sistem kompensasi yang baik akan membuat karyawan betah sehingga akan mengurangi tingkat keluarnya karyawan.

d.        Memperoleh Karyawan yang Bermutu : Sistem kompensasi yang baik akan menarik lebih banyak calon karyawan, sehingga perusahaan akan banyakalternatif dalam memilih karyawan yang bermutu.

e.        Pengendalian Biaya : Sistem kompensasi yang baik,akan mengurangi seringnya melakukan rekrutmen, sebagai akibat dari makin banyaknya pelamar yang keluar kerja, hal ini berarti penghematan biaya.

f.          Memenuhi Peraturan yang Berlaku : Sistem Administrasi kompensasi yang baik akan mengadaptasi peraturan perundangan yang berlaku, sehingga akan menghindari adanya gugatan dari pihak karyawan,maupun pihak eksternal lainnya.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM KOMPENSASI

Pemberian kompensasi kepada karyawannya dipengaruhi oleh berbagai macam faktor antara lain :

1.        Produktivitas : Setiap perusahaan pasti menginginkan kinerja keuntungan yang optimal, untuk itu setiap perusahaan harus mampu meningkatkan produktivitas kerja karyawannya.

2.        Kemampuan untuk Membayar : Pemberian kompensasi tergantung kepada kemampuan perusahaan dalam membayar.

3.        Kesediaan untuk Membayar : Kesediaan untuk membayar akan berpengaruh terhadap kebijakan pemberian kompensasi bagi karyawan.

4.        Suplai dan Permintaan Tenaga Kerja : Banyak sedikitnya tenaga kerja di pasar kerja akan mempengaruhi sistem pemberian kompensasi.

5.        Serikat Kerja : Serikat pekerja, serikat karyawan, atau serikat buruh, akan mempengaruhi kebijakan pemberian kompensasi.

6.        Undang-undang dan Peraturan yang Berlaku : Undang-undang dan Peraturan akan mempengaruhi sistem pemberian kompensasi bagi perusahaan, misalnya : UU Tenaga kerja dan peraturan UMR

PROGRAM PEMBERIAN KOMPENSASI

Program pemberian kompensasi merupakan salah satu hal yang paling penting bagi perusahaan maupun karyawan, karena akan memberikan gambaran sejauhmana perusahaan berkepentingan terhadap karyawan, seberapa besar kontribusi yang akan diberikan oleh karyawan terhadap perusahaan. Ada delapan komponen penting dalam program pemberian kompensasi yang perlu diperhatikan, antara lain :

a.        Organisasi Administrasi Pemberian Kompensasi.

Perusahaan yang besar membutuhkan pengorganisasian dan pengadministrasian pemberian kompensasi yang baik, sebab pemberian kompensasi bukanlah sekedar memberikan dan membagikan upah atau gaji kepada karyawan, melainkan harus memperhitungkan kemampuan perusahaan serta produktivitas kerja karyawan, serta aspek-aspek lainnya yang berhubungan dengan itu.

b.        Metode Pemberian Kompensasi

Dalam pemberian kompensasi digunakan beberapa metode antara lain :

a.        Metode Tunggal, yaitu metode penetapan gaji pokok yang hanya didasarkan atas ijazah terakhir atau pendidikan formal terakhir yang ditempuh karyawan.

b.        Metode Jamak, yaitu suatu metode dalam pemberian gaji pokok berdasarkan atas beberapa pertimbangan, seperti ijazah, sifat pekerjaan, pendidikan informal, serta pengalaman yang dimiliki. Standar gaji pokok yang pasti tidak ada,ini terdapat pada perusahaan-perusahaan swasta yang di dalamnya masih sering terdapat diskriminasi.

Metode jamak dibedakan menjadi tiga cara pemberian kompensasi :

1.        Pemberian kompensasi berdasarkan satu jangka waktu tertentu. Kebaikan sistem ini adalah administrasi pengupahan mudah dan besarnya kompensasi yang akan dibayarkan tetap. Kelemahan sistem ini pekerja yang malas pun kompensasinya tetap dibayar sebesar perjanjian.

2.        Pemberian kompensasi berdasarkan satuan produksi yang dihasilkan. Dalam sistem hasil, besarnya kompensasi yang dibayar selalu berdasarkan kepada banyaknya hasil yang diberikan, bukan kepada lamanya waktu pengerjaan. Sistem ini tidak dapat diterapkan kepada karyawan tetap dan jenis pekerjaan yang tidak mempunyai standar fisik seperti bagi karyawan adminsitrasi. Kebaikan darisistem ini memberikan kesempatan kepada karyawan bekerja sungguh-sungguh serta berprestasi baik akan memperoleh balas jasa yang lebih besar. Kelemahannya adalah kualitas barang yang dihasilkan terkadang rendah.

c.         Struktur Pemberian Kompensasi

Struktur kompensasi yang baik ialah menganut paham keadilan (tanggung jawab pekerjaannya).

d.        Program pemberian Kompensasi sebagai Perangsang Kerja

Suatu program pemberian kompensasi bukan semata-mata didasarkan sebagai imbalan atas pengorbanan waktu,tenaga, dan pikiaran karyawan terhadap organisasi, melainkan juga merupakan cara untuk merangsang dan meningkatkan kegairahan kerja.

e.        Tambahan Sumber Pendapatan bagi Karyawan

Program kompensasi yang baik biasanya memberikan peluang bagi karyawan untuk memperoleh tambahanpenghasilan,bukan hanya memperoleh upah atau gaji yang rutin.

f.          Terjaminnya Sumber Pendapatan dan Peningkatan Jumlah Imbalan jam.

Program pemberian kompensasi harus menjamin bahwa perusahaan merupakan umber utama pendapatan bagi karyawannya,sehingga karyawan akan bekerja dengan maksimal.

g.        Kompensasi bagi kelompok manajerial

Pimpinan atau manajer setiap perusahaan merupakan kelompok yang bertanggung jawab terhadap hidup matinya perusahaan. Wajar jika kompensasi yang diterima lebih besar dari karyawan biasa.

h.        Prospek di Masa Depan

Untuk memperhitungkan prospek yang akan datang, perlu memperhitungkan tiga dimensi waktu, sehingga dalam menyusun program pemberian kompensasi, harus memperhitungkan keadaan organisasi pada waktu yang lalu,kondisi organisasi saat ini,dan prospek organisasi yang akan datang.

KRITERIA PEMBERIAN KOMPENSASI

            Faktor-faktor yang mempengaruhi ketentuan pemberian kompensasi a.l : keadaan perekonomian suatu negara,kebijaksanaan pemerintah, tuntutan serikat pekerja, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan dalam penentuan kebijakan pemberian kompensasi antara lain :

1.        Biaya Hidup

2.        Produktivitas Kerja Karyawan

3.        Skala Upah atau Gaji yang berlaku

4.        Kemampuan Membayar

5.        Upah atau gaji sebagai alat untukmenarik,mempertahankan,danmemberikan motivasi kepada karyawan

6.        Penawarandan Permintaan Tenaga Kerja

7.        Serikat buruh atau organisasi karyawan

8.        Posisi JabatanKaryawan

9.        Pendidikan danpengalaman Kerja

WAKTU PEMBAYARAN KOMPENSASI

Artinya kompensasi harus dibayar tepat pada waktunya,jangan sampai terjadi penundaan,supaya kepercayaan karyawan terhadap bonafiditas perusahaan semakin besar,ketenangan dan konsentrasi kerja akan lebih baik.

Kebijakan waktu pembayaran kompensasi ini hendaknya berpedoman : daripada menunda lebih baik mempercepat dan menetapkan waktu yang paling tepat. Misalnya :gaji dibayar setiap tanggal satu,jika jatuh hari libur (minggu) sebaiknya gaji dibayarkan pada hari sabtunya. Pemberian upah insentif dan kesejahteraan hendaknya ditetapkan waktunya yang paling tepat misalnya pada saat tahun ajaran baru, supaya pemberian tersebut mempunyai dampak yang positif.